Natuurlijk is het professioneel en zorgvuldig inrichten van je SharePoint omgeving belangrijk. Een goede structuur en een goed ontwerp is dan ook vaak de basis van heel veel werkplezier met SharePoint. Tegelijkertijd is zoeken en het terugvinden van bestanden nog steeds een onwijs belangrijk onderdeel. Daarom 4 tips voor betere resultaten!

Het indexeren van de bibliotheken

Houd er rekening mee dat inhoud (bestanden en items) die onlangs is geüpload of bijgewerkt in SharePoint mogelijk nog niet zijn geïndexeerd. Met andere woorden, de zoekmachine binnen SharePoint kan het nog niet weten. Het proces van de SharePoint-zoekmachine die naar de inhoud kijkt en een index maakt, wordt ‘crawlen’ genoemd. SharePoint online doet dit eens per uur.

Een wildcard (*) gebruiken

SharePoint is geen Google (of Bing 😉). Toch kunnen we met behulp van een wild card sterretje, dus *, aan het einde van een woord, breder zoeken. Dit kan alleen aan het einde van een zoekwoord, niet het begin of het midden.

Bijvoorbeeld: u bent op zoek bent naar een bestand en u bent niet zeker of het bestand “advies”, “advise” of “adviezen” heet. Zoek dan op “advi*” en u krijgt sowieso het juiste resultaat.

Gebruik “OR”,”AND”, en “-“

Met behulp van OR, AND (gekapitaliseerd), en het minteken (- ,wat NIET betekent) kunt u gerichtere resultaten krijgen.

Bijvoorbeeld: de zoekopdracht “factuur OR invoice -februari”. Als u dit intypt dan vindt SharePoint inhoud die het woord factuur of invoice bevat, maar niet het woord februari.

Veldnamen gebruiken

Ook kunnen we veldnamen gebruiken in onze zoekopdracht, zoals bijvoorbeeld title:test. Dit betekent “het titelveld bevat de tekenreeks test”. Dat is anders dan title=test, wat betekent “het titelveld is precies test”. Houd er rekening mee dat er geen spaties gebruikt mogen worden tussen de veldnaam, de operator en het trefwoord. Als uw zoekwoord ruimte bevat, gebruik dan aanhalingstekens. Dus bijvoorbeeld titel:”test van”. De veldennamen (LET OP, ook bij Nederlandse taalinstelling gebruiken we de Engelse benaming) die we vaak gebruiken zijn:

  • title
  • filename
  • author
  • filetype

Wilt u (nog) meer halen uit SharePoint en uw moderne werkplek? We helpen u graag verder!